In Pipedrive kannst du Automatisierungen mithilfe von sogenannten "Automatisierungsregeln" erstellen. Diese Regeln ermöglichen es dir, bestimmte Aktionen automatisch auszuführen, wenn bestimmte Ereignisse oder Bedingungen erfüllt sind. Hier eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Automatisierungen in Pipedrive erstellen kannst:
Anmeldung
Melde dich in deinem Pipedrive-Account an, falls du es noch nicht bist. Nach dem Einloggen landest du auf dem Dashboard. Klicke nun entweder auf deinen Namen rechts oben und gehe weiter zu Tool und Apps, weiter auf Automations oder du klickst anstelle auf deinen Namen lieber links unten auf die drei kleinen Punkte in der Pipedrive Navigationsleiste und erreichst so auch wieder den link zu den Automations.
Automatisierungen
Nun bist du bei den Automations gelandet. Hier kannst du dich entscheiden, ob du eine der über 70 Vorlagen wählst oder eine Automations ganz neu machst. Anfängern raten wir auf jeden Fall zur Nutzung der Vorlagen, die selbstverständlich auch verändert werden können. Aber du erhältst damit mal eine erste Idee, einen Raster für deine notwendigen Aufgaben um die Automation abzuschließen. Wenn du schon ein wenig sicherer unterwegs bist, dann wirst du wahrscheinlich eher auf Automation neu erstellen klicken, weil du ohnehin weißt, worauf du achten musst und was du mit deiner Automation erreichen willst.
Wähle das auslösende Ereignis
Zuerst musst du das Ereignis auswählen, das die Automatisierung auslösen soll, den sogannaten Trigger. Du kannst zwischen verschiedenen Pipedrive Ereignissen wählen, wie z.B. das Hinzufügen oder Aktualisieren von Deals, Kontakten oder Aktivitäten. Ein sehr oft genutzte Automation ist zum Beispiel die Verschiebung von einer Phase in die nächste. Wenn du eine Vorlage gewählt hast, dann ist der Trigger immer schon vorgegeben, den du natürlich verändern kannst.
Bedienungen
Du kannst Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung ausgeführt wird. Zum Beispiel könntest du eine Bedingung setzen, dass die Automatisierung nur für Deals mit einem bestimmten Betrag oder einem bestimmten Status gelten soll.
ACTION!
Jetzt musst du auswählen, welche Aktionen durchgeführt werden sollen, wenn das Ereignis und die Bedingungen erfüllt sind. Pipedrive bietet verschiedene Aktionen wie das Versenden von E-Mails, das Erstellen von Aufgaben oder Aktivitäten, das Verschieben von Deals in bestimmte Pipelines und vieles mehr.
Detaileinstellungen
Konfiguriere die Einstellungen für jede ausgewählte Aktion. Zum Beispiel, wenn du eine E-Mail senden möchtest, gib den Empfänger, den Betreff und den Inhalt der E-Mail ein.
Regel speichern
Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke auf "Regel speichern", um die Automatisierung zu aktivieren.
Nachdem du die Regel gespeichert hast, siehst du sie in der Liste der Automatisierungsregeln. Du kannst die Regeln bearbeiten, deaktivieren oder löschen, wenn nötig.Das Erstellen von Automatisierungsregeln in Pipedrive ermöglicht es dir, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Zeit zu sparen. Es hilft dir auch, Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass bestimmte Aktionen konsistent und rechtzeitig ausgeführt werden. Die Automatisierungen unterstützen dich dabei, deinen Vertriebsprozess effizienter zu gestalten und deine Produktivität zu steigern.
Ein Beispiel
Wir freuen uns, es ist geschafft. Ein Deal wird gewonnen!
Nun löst ein gewonnener Deal bei den meisten Unternehmen Folgeaktionen aus, die oft manuell abgearbeitet werden müssen, obwohl hier die Technik sehr viel übernehmen kann, weil die Schritte standardisiert sind. Oft wird einmal nach einem gewonnene Deal ein Email an den Kunden geschickt, mit dem man sich für den Auftrag ganz herzlich bedankt. Nun denkst du vielleicht, dass ein standardisiertes Email dafür zu unpersönlich ist. Ja, das kann natürlich sehr leicht passieren. Wenn du aber die Funktionen von Pipedrive voll ausschöpfst, wie die vielen Möglichkeiten der Personalisierung, dann wird das automatisierte Email schnell zu einem persönlichen Anschreiben, das du manuell nicht besser schreiben kannst. Denn seien wir uns mal ganz ehrlich. Schreiben wir wirklich immer völlig neue Texte? Oder haben wir nicht alle unsere best practices, die erprobt und als erfolgsgeprüft immer wieder gerne verwendet werden? Hier bessern wir ja auch nur die Ansprache, vielleicht eine Auflistung der bestellten Leistung, eventuell einen Liefertermin und das eine oder andere Service, das gewünscht wird, auf....Die gute Nachricht. Wenn du den Bestellvorgang schon mithilfe von Pipedrive Formularen bzw. mit Eigenschaftsfeldern von Pipedrive gestaltest, dann kannst du all die oben genannten Informationen in dein automatisiertes Bestätigungsmail einbauen und du musst dich ab dem Moment nie wieder darum kümmern.
Aber gehen wir weiter in unserem Szenario. Das Bestätigungsmail ist geschickt, nun sollte unser neuer Kunde von der Chefin einen Anruf erhalten. Mit einem Klick ist der Anruf als Aufgabe in ihrem (syncronisierten) Kalender eingetragen. Keine mails notwendig. Der Anruf wird ihr auch sehr leicht gemacht, denn im Kalendereintrag ist der Kontakt bereits so verknüpft, dass ein klick darauf reicht und der Anruf wird gestartet. Das geht natürlich auch übers Mobiltelefon bzw. über das Pipedrive App, auf das wir in diesem Beitrag näher eingegangen sind.
Weiter geht's! Unser neuer Kunde hat nun ein Bestätigungsmail und einen Anruf der Chefin erhalten. Wie steht es aber mit dem Start des Auftrags? Auch hier unterstützen uns Automations. Ist das Pipedrive Add-On Projects in Verwendung (zu dem wir natürlich sehr raten), so greift die nächste Automatisierung: Das Project wird angelegt und den Mitarbeiter:innen zugewiesen, die dafür zuständig sind. Sie können nur direkt in Pipedrive eine Benachrichtigung erhalten, wird Slack oder Teams intern verwendet, so kann die Info über diese Apps laufen oder ein Email wird an die Mitarbeiter ausgelöst. Das ist reine Geschmacksache, vieles ist auf jeden Fall möglich. Aber bleiben wir gleich beim vollintegrierten Projekttool von Pipedrive. Mit dem automatisieren Start des Projekts, kannst du eine ganze Abfolge an Tätigkeiten starten, die teils manuell, teils aber auch automatisiert weiterbearbeitet werden. So kann zum Beispiel mit dem Abschluss einer Projektphase, das einfach Verschieben in die nächste Phase wiederum eine Automatisierung auslösen. Ein Email an die Kundin, dass nun Phase 1 abgeschlossen ist, eine Nachricht an die Chefin, dass es weitergeht, die Info an die Kollegin, dass nun sie an der Reihe ist, den Job weiter zu verfolgen.
Noch haben wir aber lange nicht alles an Automations ausgenutzt, was möglich ist, wobei wir hier natürlich nie alles darstellen können, aber lasst uns diesen Fall einfach noch ein wenig weiterspinnen. Bei Abschluss der Phase 1, davon gehen wir jetzt einmal aus, ist eine schriftliche Vereinbarung zu versenden. Gesagt - getan, die Automation wird durch das Verschieben in die nächste Phase getriggert, das Dokument ist bereits vorbereitet und wird in Sekundenschnelle an unsere Kundin versendet, eine Kopie geht zur Sicherheit an die Chefin und die Automation tragt einen "Ablauftermin" in unser Datumsfeld ein, das nach 6 Monaten als Erinnerung erscheint. Klingt kompliziert? Ist es aber mit Pipedrive gar nicht.
Gehen wir aber nun ein paar Wochen weiter. Unsere Kundin ist zufrieden, das Projekt ist abgeschlossen, die Rechnungen beglichen, aber wir möchten dennoch weiterhin Kontakt mit ihr halten. Was gibt es dazu effizienteres als ein regelmäßiger, interessanter Newsletter, der sie über uns Up2Date hält. Hier kommt das ebenfalls vollintegrierte Add-On Campings ins Spiel. Das ist das Newslettersystem von Pipedrive. Auch dazu gibt es einen ausführlichen Blogbeitrag, den wir dir hier verlinken.
Der Newsletter wird ausgesandt, die Öffnungs,- und Klickraten von Pipedrive erkannt und dokumentiert, gleich beim Kontakt versteht sich. Wir sehen uns die Interaktionen genauer an und verschieben zum Beispiel diejenigen die bereits mehrmals geöffnet haben in eine neue Phase, die wir "Aufwärmen" nennen...damit starten wir eine kleine "Dripautomation", eine nette Email Folge, die uns dabei hilft, herauszufinden, ob unsere Kundin einen Neuauftrag plant. Wieder starten wir parallel dazu Info an Chefin und Kolleginnen, die mit unserer Kundin zusammengearbeitet haben, wieder könnten wir ein Projekt starten, wenn unsere Kundin wieder zuschlagt und wieder können wir einen Deal zum Abschluss bringen, den wir ohne Pipedrive und seinen Automations wahrscheinlich nie erhalten hätten. Klingt nach mehr?
Als Pipedrive Partneragentur, können wir dir eine kostenlose Testphase für 30 statt für 14 Tage bereitstellen. Überzeuge dich selbst und melde dich ganz einfach über den untenstehenden Link an. Wir wünschen viel Spaß beim Pipedriven.
